Preparación de las Actividades de Auditoría

Documentos de Trabajo

La preparación de los documentos de trabajo es fundamental para una auditoría eficaz. Estos incluyen:

• Listas de verificación o chequeo
• Planes de muestreo de la auditoría
• Formularios para registrar la información

Listas de Chequeo (Checklists)

Las listas de chequeo son herramientas esenciales para guiar el proceso de auditoría. Su propósito es:

• Facilitar la comprensión de procesos y sus etapas.
• Identificar los controles de los procesos.

Los métodos para verificar la conformidad y eficacia incluyen:

• Formular preguntas específicas.
• Revisar registros.
• Observar actividades.

También detallan las rutas de auditoría a seguir.

Preparación de las Listas de Chequeo

Al preparar las listas de chequeo, se deben considerar los siguientes aspectos:

• Deben tener espacio para registrar la evidencia detectada.
• Deben permitir al auditor resumir y sintetizar las observaciones para facilitar conclusiones.
• Deben identificarse claramente para relacionarlas con la auditoría específica.
• No deben limitar las actividades de auditoría o las investigaciones.
• Su forma y contenido dependen de las prácticas de auditoría de cada organización.

Ejemplo de Lista de Chequeo

• Área auditada: Procesamiento de órdenes de venta
• Procedimiento: SOP 92/17
• Observar (MIRAR): Procedimiento de ingreso de órdenes.
• Verificar (BUSCAR): Método para incluir todos los productos en el sistema. Verificación de las órdenes de trabajo contra las órdenes del cliente.
• Observar (MIRAR): Órdenes de trabajo.
• Verificar (BUSCAR): Códigos de números y letras utilizados para identificar productos y categorías.
• Observar (MIRAR): Interfases con Planificación/Producción.
• Verificar (BUSCAR): Acuerdo entre Ventas, Planificación y Producción respecto a la capacidad para manufacturar productos conformes y en forma oportuna.

Ventajas de Preparar las Listas de Chequeo

• Mantienen la auditoría concentrada en sus objetivos, ritmo y continuidad.
• Constituyen evidencias de la planificación y preparación del auditor.
• Sirven como ayuda a la memoria.
• Mejoran la administración del tiempo y la carga del auditor.
• Despersonalizan la entrevista con el auditado.
• Proporcionan uniformidad al proceso de auditoría.
• Sirven como información a otros auditores.
• Registran la muestra de la auditoría realizada, facilitando la redacción de no conformidades y la preparación del informe.

Realización de la Auditoría

Fases de la Auditoría

• Reunión de Apertura
• Comunicación durante la Auditoría
• Papel y responsabilidad de los guías
• Recopilación y verificación de la información
• Generalización de los hallazgos
• Preparación de las conclusiones
• Reunión de Cierre

Reunión de Apertura

Los puntos clave a tratar son:

• Presentación de los participantes.
• Confirmación del Plan de Auditoría.
• Confirmación del calendario.
• Precisión de la necesidad de recursos.
• Precisión de los canales de comunicación.
• Aclaración de dudas al auditado.

Técnicas de Muestreo

Cómo seleccionar las muestras:

• No pida que le muestren documentos típicos; solicite una lista o registro para seleccionar muestras de la parte inicial, media y final.
• Seleccione muestras de diferentes partes del proceso.
• Ante una desviación, tome muestras adicionales del mismo tipo para comprobar si es un problema sistemático.

Técnicas de Rastreo

Punto Profundo: Ante un área o proceso aparentemente débil, efectúe una auditoría paso a paso y profundice en su investigación.

Seguimiento:

• Comenzar desde el principio o el final del proceso.
• Hacer seguimiento desde un documento dado hasta los documentos asociados.
• Ir de los procedimientos a los registros y viceversa.
• Seguir la cadena de transacciones hacia atrás o hacia adelante a lo largo del proceso.

Técnicas de Comprobación

Revisión de Procesos:

• Verificar si se sigue la secuencia especificada de operaciones.
• Verificar el tratamiento del producto de acuerdo con las especificaciones, procedimientos e instrucciones.

Revisión de Documentos:

• Verificar que cada espacio sea llenado, firmado y fechado, si es requerido.
• Verificar que los documentos en uso correspondan a la versión vigente.
• Verificar correcciones hechas a mano y datos borrados.
• Revisar documentos no archivados y totalmente algunos documentos.

Técnicas de Auditoría

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza para obtener la información y comprobación necesaria para emitir su opinión profesional.

Procedimientos de Auditoría

Son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros u operaciones de la empresa.

En resumen: Las técnicas son las herramientas de trabajo del auditor, y los procedimientos es la combinación de estas herramientas para un estudio en particular.

Clasificación de las Técnicas de Auditoría

• Confirmación
• Observación
• Investigación
• Declaraciones y Certificaciones
• Cálculo

Gestión de la Información

La entrevista (investigación) es la técnica principal. La recogida de datos comprende métodos de interrogación, examen y búsqueda de información básica.

• Las habilidades de escucha son cruciales; el auditor debe ajustar las preguntas según las respuestas obtenidas.
• El auditor debe hablar solo una cuarta parte del tiempo.

¿Cómo Preguntar?

• Preguntas cerradas: Generan un “Sí” o “No”.
  Ejemplo: ¿Es usted el responsable de firmar las solicitudes de compra?
• Preguntas abiertas: Requieren información detallada.
  Ejemplo: ¿Qué responsabilidades tiene respecto a las solicitudes de compra?

Pregunte acerca de:

• Procesos: entradas / salidas.

Preguntas de seguimiento:

• Muéstreme.
• ¿Y luego qué ocurre?
• ¿Qué pasaría si…?

Papeles de Trabajo

Objetivos y Características

Los papeles de trabajo tienen como objetivos:

• Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados.
• Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
• Proporcionar la base para la realización de los informes.
• Dejar constancia del cumplimiento de los objetivos de la auditoría y de la conformidad con las normas aplicables.
• Estudiar modificaciones a los procedimientos y programas para futuras revisiones.

Las características principales son:

• Estar fechados y firmados por el personal que los preparó.
• Ser supervisados e incluir constancia de ello.
• Estar completamente llenos, sustentando debidamente los resultados y recomendaciones.
• Redactarse con concisión, precisión y claridad.
• Ser legibles, limpios, ordenados y tener espacio suficiente.

Objetivos Específicos de la Auditoría Administrativa

• Control: Evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
• Productividad: Optimizar el aprovechamiento de los recursos.
• Organización: Apoyar la definición de estructura, competencia, funciones y procesos.
• Servicio: Constatar la vinculación con las expectativas y satisfacción de los clientes.
• Calidad: Elevar los niveles de actuación para producir bienes y servicios competitivos.
• Cambio: Hacer la organización más permeable y receptiva.
• Aprendizaje: Transformarse en un mecanismo de aprendizaje institucional.
• Toma de Decisiones: Servir como instrumento de soporte al proceso de gestión.

Tipos de Auditorías

• Auditoría Interna (1ª parte): Realizada por la propia organización.
• Auditoría Externa (2ª parte): Realizada por el cliente (relación contractual).
• Auditoría Externa (3ª parte): Realizada por organizaciones auditoras independientes.
• Auditoría Combinada: Auditoría conjunta de varios sistemas de gestión.
• Auditoría Conjunta: Cooperación de dos o más organizaciones auditoras para auditar a un único auditado.

Evidencias y Criterios de Auditoría

• Evidencias de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos u otra información pertinente y verificable.
• Criterios de Auditoría: Políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Generación de Hallazgos

Hallazgos de Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia frente a los criterios de auditoría.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo (observación, medición, ensayo).

Hallazgos = Evidencia de Auditoría – Criterio de Auditoría

Los hallazgos pueden ser:

• Conformidad
• No Conformidad
• Oportunidades de mejora

Definiciones Clave

• Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita la auditoría.
• Auditado: Organización que es auditada.
• Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría.
• Líder del Equipo Auditor: Auditor responsable de un equipo auditor.
• Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.
• Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos.
• Programa de Auditoría: Detalles acordados para un conjunto de auditorías planificadas.
• Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y detalles de una auditoría.
• Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría.
• Competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades.

Gestión de Programas de Auditoría

Actividades coordinadas para dirigir y controlar los programas de auditorías en una organización. La alta dirección debe definir el responsable y el programa puede incluir auditorías de una o más normas de sistemas de gestión con diversos objetivos.

Elementos a Considerar en la Planificación de las Auditorías

• Estado e importancia de la actividad.
• Grado de implementación del SGC.
• Resultados de auditorías anteriores.
• Acciones correctivas adoptadas.
• Cambios en el SGC, procedimientos, procesos, métodos, tecnologías, productos, servicios, organización y personal.

Registros de la Auditoría

• Programa de auditorías.
• Lista de auditores (requisitos de selección, formación y evaluaciones).
• Plan de auditoría.
• Actas de las reuniones de apertura y clausura.
• Listas de chequeo.
• Registros de evidencias y hallazgos.
• Informe final de la auditoría.
• Informe de la auditoría de seguimiento.

Beneficios de la Auditoría

• Fomenta el desarrollo del SGC.
• Proporciona a la dirección información para la toma de decisiones.
• Contribuye a la reducción de costos.
• Permite la mejora continua de la calidad.
• Propicia el trabajo en equipo.

Preparación de las Actividades de la Auditoría in situ

1. Preparación del Plan de auditoría.
2. Asignación de tareas al equipo auditor.
3. Preparación de los documentos de trabajo.

El Plan de Auditoría debe incluir:

• Objetivos, criterios y alcance de la auditoría.
• Fechas, actividades y lugares de la auditoría in situ.
• Hora y duración estimadas de las actividades, incluyendo reuniones.
• Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.
• Asignación de recursos necesarios.
• Identificación del representante del auditado.
• Preparativos logísticos.
• Asuntos relacionados con la confidencialidad.
• Cualquier acción de seguimiento de la auditoría.

Documentos de Trabajo

• Formatos de soporte para la documentación de evidencias y hallazgos.
• Listas de chequeo.
• Procedimientos de auditoría.
• Registros de reuniones.

Inicio de la Auditoría

• Designación del Auditor Líder.
• Definición del ámbito: Objetivos, Alcance y Criterios.
• Determinación de la viabilidad (información disponible, tiempo, recursos, cooperación del auditado).
• Selección del equipo auditor (competencia).
• Contacto inicial con el auditado (establecer canales de comunicación).

Revisión de la Documentación

Objetivo: Determinar la conformidad del Sistema con los criterios de Auditoría.

Se revisan los documentos del Sistema, registros e informes de auditorías previas. Si la documentación es inadecuada, se informa al Cliente para decidir si continuar o no.

Comunicación durante la Auditoría

• Entre auditores: Consultas e intercambios periódicos.
• Auditores – Auditados: Inquietudes, progreso, etc.
• Comunicación de No Conformidades (NC), riesgos o problemas.

Los Guías

• No forman parte del Equipo Auditor.
• Actúan cuando lo solicite el Líder.
• Establecen contactos y horarios.
• Sirven de testigos.
• Proporcionan aclaraciones.
• Aseguran que los auditores respetan las reglas de seguridad.

Fuentes de Información

• Muestreo apropiado.
• Entrevistas.
• Revisión de Documentos.
• Observación de actividades.

Realización de las Entrevistas

• Con las personas adecuadas.
• En el lugar y horario de trabajo.
• Crear un clima agradable.
• Evitar preguntas inductivas.
• Explicar la razón de la entrevista.
• Revisar y resumir los resultados.
• Agradecer al entrevistado.

Muestreo

¿Cómo seleccionar las muestras?

• No pida que le muestren documentos típicos; solicite una lista o registro para seleccionar muestras de la parte inicial, media y final.
• Seleccione muestras de diferentes partes del proceso.
• Ante una desviación, tome muestras adicionales del mismo tipo para comprobar si es un problema sistemático.

Rastreo

Punto Profundo: Ante un área o proceso aparentemente débil, efectúe una auditoría paso a paso y profundice en su investigación.

Seguimiento:

• Comenzar desde el principio o el final del proceso.
• Hacer seguimiento desde un documento dado hasta los documentos asociados.
• Ir de los procedimientos a los registros y viceversa.
• Seguir la cadena de transacciones hacia atrás o hacia adelante a lo largo del proceso.

Comprobación

Revisión de Procesos:

• Verificar si se sigue la secuencia especificada de operaciones.
• Verificar el tratamiento del producto de acuerdo con las especificaciones, procedimientos e instrucciones.

Revisión de Documentos:

• Verificar que cada espacio sea llenado, firmado y fechado, si es requerido.
• Verificar que los documentos en uso correspondan a la versión vigente.
• Verificar correcciones hechas a mano y datos borrados.
• Revisar documentos no archivados y totalmente algunos documentos.

Información de los Resultados, Seguimiento y Cierre de la Auditoría

Informes de la Auditoría

¿Por qué debemos hacer informes?

• Proporcionar evidencias objetivas de la implantación eficaz del procedimiento de auditoría.
• Asegurar la identificación de las razones para iniciar acciones correctivas.
• Asegurar el establecimiento e inicio de acciones de seguimiento.

¿Quiénes leen los Informes?

Directrices Generales para los Informes

• Informes claros y sin ambigüedades.
• Evaluación justa.
• Informes precisos.
• Buena presentación y legibilidad.

Contenido del Informe

• Objetivos, alcance y criterios.
• Identificación del Cliente.
• Equipo Auditor.
• Hallazgos.
• Conclusiones.

Aprobación y Distribución

• Fechado, revisado y aprobado según procedimiento.
• Propiedad del Cliente.
• Distribuir y mantener según cliente.

Información Adicional (cuando sea apropiado)

• Plan de Auditoría.
• Participantes del auditado.
• Resumen del proceso.
• Confirmación de cumplimiento de objetivos y alcance.
• Áreas no cubiertas.
• Opiniones divergentes.
• Recomendaciones para la mejora.
• Planes de acción de seguimiento acordados.
• Confidencialidad de los resultados.
• Lista de distribución del Informe.

Reportando los Hallazgos

¿No Conformidad? / ¿Observación?

• No Conformidades: Incumplimiento de un requisito de: Sistema de Gestión de Calidad, ISO 9001, Especificación del Cliente, Legislación y normas técnicas, Organismos reguladores.
• Observación: Hecho basado en evidencias objetivas. Ejemplo: Aspectos de buenas prácticas, problema insignificante, dudas que requieren seguimiento, retroalimentación al controlador de las auditorías.

Corrección, Acción Correctiva y Acción Preventiva

• Corrección: Acción inmediata para eliminar una no conformidad detectada. Implica responder preguntas como: ¿Cuál es la extensión del problema? ¿Cuán importante es esta actividad? ¿Cuándo deberá estar completada?
• Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y prevenir su repetición. Implica responder: ¿Por qué ocurrió? ¿Qué tiempo se requiere? Seguimiento.
• Acción Preventiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial y prevenir su ocurrencia.

Categorización de las No Conformidades (NC)

• MUY GRAVES: No hay evidencia de respeto o cumplimiento de un Procedimiento o elemento del Sistema, o implica un riesgo importante en la calidad final del producto o servicio.
• GRAVES: Evidencias limitadas del cumplimiento de un procedimiento, o no se aprecian riesgos significativos en la calidad final del producto o servicio.

Finalización de la Auditoría

La auditoría finaliza cuando todas las actividades del Plan se han realizado y el informe se ha distribuido. Se deben conservar los registros y destruir el resto de los documentos según los requisitos aplicables, manteniendo la confidencialidad de la información.

Seguimiento

• El auditado informa de las Acciones Correctivas (AC).
• El Auditor verifica el cumplimiento y la eficacia de las AC.

Preparación de las Conclusiones de la Auditoría

El equipo auditor se reunirá antes de la reunión de clausura para:

• Revisar los hallazgos y cualquier otra información relevante.
• Acordar las conclusiones de la auditoría, considerando la incertidumbre inherente.
• Preparar recomendaciones, si proceden.
• Comentar el seguimiento de la auditoría, si está incluido en el plan.

Reunión de Clausura

Objetivos

• Presentar al auditado los hallazgos y conclusiones de la auditoría y aclarar dudas.
• Agradecer al personal su colaboración y apoyo.

Agenda de la Reunión de Clausura

• Introducción.
• Agradecimiento del auditor líder.
• Propósito / Alcance.
• Recordar que es solamente una muestra.
• Resumen (declaración importante).
• Informe de no conformidades.
• Oportunidad para aclaraciones.
• Fecha de envío o entrega del informe de auditoría.
• Presentación del plan de acciones correctivas.
• Declaración del representante del auditado.

Seguimiento de la Auditoría

1. Verificación de la eficacia de acciones correctivas en otra auditoría posterior con alcance limitado.
2. Verificación a partir de una revisión de la documentación.
3. Verificación de eficacia de las acciones correctivas en una próxima auditoría programada.