Plan general de contabilidad

1. Los accionistas tienen interés en los resultados de la empresa porque de ello depende el valor de sus acciones y sus posibles dividendos.

2. El Estado requiere esta información para saber el valor que cada empresa añade a la economía nacional y para conocer los beneficios obtenidos, ya que se exigirán impuestos sobre los mismos.

3. Los inversores están interesados porque, según sea la marcha de la empresa, vigilarán invertir o no su dinero.

4. Para los trabajadores y los sindicatos esta información es fundamental en la negociación de sus convenios con la empresa.

5. Para que todos los agentes puedan disponer de esta información existen disposiciones legales que obligan al uso de los libros contables.

Estructura del Plan General de Contabilidad

La estructura del Plan General de Contabilidad incluye los siguientes apartados:

• Marco conceptual: incluye las normas generales que deben tenerse en cuenta a la hora de realizar las anotaciones contables. Estas anotaciones reflejan la imagen fiel de la empresa.
• Normas de registro y valoración: el PGC establece las normas de valoración aplicables a los elementos patrimoniales.
• Cuentas anuales: este apartado contiene instrucciones para la redacción de las cuentas anuales.
• Cuadro de cuentas: recoge la lista con los nombres de todos los posibles elementos patrimoniales para que todas las empresas utilicen la misma denominación.
• Definiciones y relaciones contables: este apartado establece el contenido y el funcionamiento de todas las cuentas de la empresa.

Las cuentas anuales

• El balance de situación: documento contable que refleja el patrimonio de una empresa debidamente valorado en un determinado momento.
• La cuenta de resultados: estado contable que refleja la síntesis de los distintos ingresos y gastos producidos a lo largo de un periodo.
• La memoria: amplía la información recogida en los documentos anteriores y contiene explicaciones complementarias e información detallada de los hechos y las circunstancias significativas que ayuden a entender las anotaciones.

La dirección

La dirección se ocupa de coordinar e integrar el conjunto de recursos materiales y humanos que configuran la empresa. La esencia de la tarea directiva consiste en conseguir una actuación conjunta de las personas y medios que componen la organización, dándoles objetivos y valores comunes.

Niveles de dirección

• La alta dirección: integrada por la presidencia y la dirección de más alto nivel. Ocupa el nivel superior de la pirámide y es la encargada de pilotar la empresa, fijar sus objetivos y sus estrategias, así como asegurar que funcione todo. Toma decisiones a largo plazo.
• La dirección intermedia: entre la alta dirección y los directivos de primera línea están los directivos de nivel medio, que se encargan de mantenerlos en contacto. Su función es concretar las directrices fijadas por la alta dirección en objetivos y planes específicos para cada uno de los niveles subordinados. Coordinan y supervisan la dirección operativa.
• La dirección operativa: incluye a aquellos directivos que están en contacto directo con los trabajadores. Son el nivel más bajo de la pirámide y son responsables de asignar tareas a los trabajadores y de supervisar sus resultados. Ponen en práctica las decisiones y los planes desarrollados por los directivos de nivel superior. Sus decisiones son rutinarias y repetitivas.

Las funciones de la dirección

• La planificación: consiste en determinar por anticipado qué se quiere conseguir en el futuro, cómo se va a lograr y qué recursos se van a utilizar para lograrlo.
• La organización: consiste en definir las actividades y tareas que se desarrollan entre las personas que forman la empresa y determinar las relaciones de autoridad y jerarquía de la misma.
• La dirección de recursos humanos: se encarga de seleccionar, contratar, formar, motivar y despedir a los trabajadores de la empresa.
• El control: consiste en comparar los resultados previstos con los reales, observar las desviaciones si las hubiera y corregirlas.

Fases de la planificación estratégica

1. Diagnóstico de la situación: definición de los problemas actuales y futuros, sus interrelaciones y el análisis de las oportunidades y amenazas del entorno. También incluye el posicionamiento de la empresa en el mercado y el estudio de los competidores.
2. ¿Dónde queremos llegar? La visión que se tiene del futuro deseado para la empresa. La misión de la empresa explica el porqué y el para qué de su existencia. Los objetivos y metas concretan la misión de la empresa de una forma más operativa; estos objetivos fijan una primera aproximación sobre la situación futura deseada.
3. ¿Por dónde queremos ir? Hay que elegir la estrategia competitiva de la empresa: la forma en que va a competir con otras empresas para alcanzar, mantener o mejorar una posición en el mercado frente a la competencia (por ejemplo, liderazgo en costes).
4. ¿Cómo llegar, cuándo y con qué recursos? Se implanta mediante planes parciales en las áreas de la empresa con el fin de alcanzar los objetivos globales.
5. Controlar cómo vamos: habrá que determinar la forma de evaluación de la ejecución de los planes, de manera que sea posible adaptarlos a los cambios del entorno.

La función de control

La función de control permite regular o ajustar la actividad empresarial. En primer lugar, se observa y se comprueba cómo responde la empresa a los objetivos planificados; después se detectan posibles desviaciones y sus respectivas causas. Finalmente, se corrigen las desviaciones y se eliminan los obstáculos para un funcionamiento óptimo de la empresa.

1. Establecimiento de estándares: es necesario que los estándares fijen metas evaluables en términos cuantitativos y que recojan todos los aspectos vitales para la empresa.
2. Medición de resultados reales: para obtener estos datos existen distintos procedimientos dependiendo del tipo de información de que se trate. La efectividad del control se reduce si la información llega tarde o no es posible compararla con los estándares.
3. Comparación de resultados con estándares: estas comparaciones deben llevarse a cabo rutinariamente para detectar cualquier posible desviación.
4. Análisis de las diferencias: los motivos de las desviaciones pueden ser diversos; en algunos casos las diferencias se deben a hechos fortuitos y poco frecuentes, en cuyo caso no es preciso tomar ninguna medida.
5. Corrección de las desviaciones: no necesariamente todas las desviaciones requieren la misma acción. Si las diferencias son positivas respecto a lo previsto se supone que todo va bien. Cuando son negativas y superan los límites se deben tomar medidas para corregirlas.

La función de organización

La organización implica definir las tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades, todo ello con la intención de cumplir los objetivos previstos de la forma más eficaz. La organización implica definir las tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades, todo ello con la intención de cumplir los objetivos previstos de la forma más eficaz.

Principio de división del trabajo y especialización

La división técnica del trabajo es una manera de organizar la producción que consiste en descomponer el trabajo global en distintas actividades, y estas, en tareas en las que los trabajadores se especializan. Una consecuencia de la especialización es la división de la empresa en diferentes departamentos. Un principio derivado de la especialización es la necesidad de coordinación. La especialización, si bien tiene la ventaja de aumentar la productividad, requiere también lograr la coordinación de las tareas de los distintos especialistas.

Los principios organizativos

Los principios organizativos incluyen:

1. Principio de autoridad y jerarquía: la autoridad es el poder legítimo que da el derecho a dirigir un grupo de personas. En las empresas, este poder deriva de los propietarios del capital y se ejerce a través de los administradores en quienes aquellos delegan. Consecuencia directa de la autoridad es el principio de jerarquía, según el cual debe existir una línea clara de autoridad en todos los ámbitos de la empresa.
2. Principio de unidad de mando: cada persona solo debe depender de un único jefe; esto contribuye a la asignación clara y definida de órdenes y funciones, evitando interferencias y órdenes cruzadas.
3. Principio de delegación de autoridad: consiste en asignar una tarea a un subordinado, dotándole de libertad y autoridad para desempeñarla. Para que haya delegación efectiva, es preciso conferir la autoridad adecuada.
4. Centralización y descentralización: cuando el poder para tomar decisiones se concentra en un solo punto, la estructura es esencialmente centralizada; por el contrario, cuando se reparte a lo largo de la pirámide jerárquica, la estructura es descentralizada.
5. Principio de alcance o ámbito del control: se refiere al número de personas que puede tener un jefe bajo su supervisión para un control eficaz.
6. Principio de motivación y participación: la participación de los trabajadores en las decisiones de la empresa, la información y la comunicación, así como la creación de equipos de trabajo, son factores que favorecen su motivación y su compromiso con la empresa.

Criterios de departamentalización

El proceso de división y agrupamiento de actividades y trabajadores en unidades específicas se denomina departamentalización y las divisiones que surgen de ese proceso se conocen como unidades u estructuras organizativas.

1. Departamento funcional: las actividades agrupadas según las funciones básicas de la empresa. Cada unidad puede subdividirse.
2. Departamento geográfico: este criterio conviene en grandes empresas con actividades muy diversas y dispersas territorialmente.
3. Departamento por productos o servicios: se emplea en empresas que elaboran líneas de productos muy diferentes. Estas empresas se dividen creando un departamento para cada línea de productos.
4. Departamento por procesos: en él las actividades se agrupan en torno a las diferentes etapas del proceso productivo de la empresa.

Organización formal e informal

La organización formal de una empresa es la que está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. En ella están definidas las actividades de las personas, los departamentos, la autoridad de los distintos responsables y las relaciones de coordinación y comunicación entre los miembros, que están obligados a aceptarlas.

La organización informal: es una estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia que no depende de la dirección y que no es oficial. Depende de los miembros que voluntariamente la componen y de los líderes que surgen espontáneamente.

Un organigrama

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa que muestra las distintas unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas.