Principales Escuelas de Pensamiento Organizativo

La organización empresarial se define como el proceso de establecer una estructura que permita alcanzar los objetivos de la compañía. La necesidad de formalizar la organización del trabajo surgió principalmente en el siglo XIX, durante la Revolución Industrial, con el objetivo primordial de aumentar la productividad.

1. Escuela Clásica (Administración Científica)

Esta escuela se centra en el estudio de las tareas de los trabajadores de las grandes fábricas, buscando el incremento de la productividad. Sus máximos representantes son: F.W. Taylor y H. Fayol.

1.1. Taylorismo (Organización Científica del Trabajo)

El Taylorismo busca minimizar el número de movimientos y el tiempo de ejecución de cada tarea. Además, implementaba incentivos económicos para los trabajadores más productivos.

Principios Fundamentales de Taylor:

• División de la tarea y especialización: La división en tareas sencillas es clave, ya que conduce a la especialización de los trabajadores, quienes, al realizar una tarea repetidamente, mejoran su eficiencia.
• Incentivos para los trabajadores: Pago por rendimiento.

Críticas a la Escuela Clásica:

• Considera a los trabajadores como meras máquinas, sin tener en cuenta su faceta humana.
• Una excesiva especialización convierte el trabajo en rutinario, monótono y aburrido, lo que desmotiva a los empleados.
• Esta escuela considera que la única motivación de las personas es el dinero (incentivo económico).

1.2. Henry Fayol (Enfoque Global de la Administración)

Fayol utiliza un enfoque global: no solo considera la organización de las tareas, sino la administración de toda la empresa.

Principios Generales de Administración de Fayol:

• Unidad de mando: Cada trabajador debe recibir órdenes de una sola persona.
• Unidad de dirección: Para cada objetivo determinado se desarrolla un programa único con un único jefe.
• División del trabajo.
• Autoridad y responsabilidad: Quien tiene autoridad da órdenes y asume las consecuencias.

2. Escuela de Relaciones Humanas

La organización científica del trabajo (Escuela Clásica) tenía una visión mecanicista del ser humano. A partir de mediados del siglo XX, las empresas se vuelven más complejas y su personal más cualificado. Las escuelas de pensamiento organizativo comienzan a centrarse en aspectos más humanos de los empleados, considerando a la persona como el elemento más importante en la empresa.

El origen de esta escuela es el famoso estudio realizado por Elton Mayo sobre un grupo de trabajadoras en un taller de Chicago. Mayo introdujo cambios en sus condiciones de trabajo (permisos, descansos, mejor iluminación, música, etc.) y comprobó que cada nueva mejora incrementaba la productividad de las trabajadoras.

Conclusiones Clave de Elton Mayo:

• Las relaciones humanas en el puesto de trabajo son fundamentales. Como regla general, las personas trabajan mejor en grupos que de manera aislada.
• Las personas no solo tienen incentivos económicos, sino que también poseen otras motivaciones sociales, como formar parte de un grupo o sentirse importante.
• El ser humano no puede ser programado como una máquina.

En definitiva, para aumentar la productividad de los trabajadores es imprescindible prestarles atención y motivarles para que se sientan satisfechos.

Estructura Organizativa: Formal e Informal

1. Organización Formal

La Organización Formal es el conjunto de relaciones entre las personas de una empresa que están definidas e implantadas de forma intencional y preestablecida por la dirección. Las personas deben ajustarse a ella obligatoriamente.

• Es una organización de tipo jerárquico, lo que implica diferentes niveles de autoridad, mediante la cual se establece la cadena de mando.
• En ella deben establecerse las responsabilidades que se asumen en cada puesto de trabajo, así como las diversas tareas que cada uno implica.
• También se establece la departamentalización, es decir, cómo se constituyen cada uno de los departamentos de la empresa.

El Organigrama: Representación de la Estructura Formal

La estructura formal de la empresa se representa mediante un organigrama, que muestra la jerarquía de mando, las responsabilidades, las relaciones entre los distintos departamentos y los cauces formales de comunicación.

Tipos de Relaciones en un Organigrama:

• Relaciones lineales: Reflejan la cadena de mando (jerarquía) y se representan con líneas continuas.
• Relaciones de apoyo, asesoramiento o staff: Realizan funciones de apoyo y asesoramiento, pero no tienen autoridad directa. Se representan con líneas discontinuas y horizontales.

Clasificación de los Organigramas:

Los organigramas pueden clasificarse según diversos criterios:

1. En función de su finalidad:
   • Informativos: Muestran una visión general y solo aparecen las grandes unidades.
   • De detalle: Ofrecen toda la estructura organizativa con precisión.
2. Por su extensión:
   • Generales: Muestran todos los departamentos.
   • Específicos: Contienen la estructura detallada de un departamento o unidad.
3. Según el contenido:
   • Estructurales: Muestran todos los departamentos y las relaciones entre sí.
   • Funcionales: Además, indican las funciones de cada departamento.
   • De personal: Figuran los nombres y el cargo que ocupan las personas que integran las unidades.

2. Organización Informal

En todo grupo humano se producen interdependencias y relaciones mutuas basadas en aspectos como la amistad, el compañerismo o los intereses comunes. Dentro de la empresa, estas relaciones surgen de manera espontánea y sin planificación previa, conformando la denominada Organización Informal.

Se considera el conjunto de relaciones de tipo personal y social que surgen espontáneamente en el seno de la empresa. La estructura informal no tiene por qué coincidir con la estructura formal; de hecho, suele aparecer entre personas de distintos niveles y departamentos.

Importancia de la Estructura Informal:

• La información entre las personas por los canales informales suele transmitirse de manera mucho más rápida que por los canales formales. Esta información no es oficial y a veces puede surgir en forma de rumores o incluso noticias falsas.
• Suelen aparecer líderes informales, personas que son respetadas por sus compañeros y compañeras, y que pueden influir en sus opiniones.

Las relaciones en este tipo de estructura no aparecen escritas en ningún documento, pero influyen significativamente en la relación entre el personal de la empresa. Por ello, el directivo que conoce la existencia de esta estructura debe sacar el máximo provecho para que actúe a favor de la empresa y mejore su funcionamiento.

Al no ser una organización escrita, su representación gráfica es muy complicada, aunque existen varios intentos de sociogramas, pero con resultados poco satisfactorios.

La Comunicación en la Empresa

La comunicación está presente en toda actividad humana. En el ámbito empresarial, una comunicación fluida y correcta entre todas las personas es imprescindible para el logro de los objetivos.

Un aspecto muy importante en la comunicación es la retroalimentación o feed-back, es decir, la respuesta del receptor del mensaje.

Tipos de Comunicación

1. Según su ubicación:
   • Comunicación interna: Aquella que se produce dentro de la empresa, entre personas que forman parte de ella.
   • Comunicación externa: Es la que se produce entre la empresa y el exterior (clientes, proveedores, sociedad).
2. Según el tipo de organización donde se produce:
   • Comunicación formal: Cuando se produce dentro de la organización formal, siguiendo los cauces establecidos.
   • Comunicación informal: Aquella que se produce en el seno de la organización informal. Los rumores son un tipo especial de comunicación informal que a veces puede distorsionar la realidad.
3. Según la dirección en que se transmite:
   • Comunicación vertical: Sigue la escala jerárquica. Puede ser ascendente (de subordinados a superiores) o descendente (de superiores a subordinados).
   • Comunicación horizontal: Se da entre personas de un mismo nivel jerárquico, y por tanto, suele ser entre personas de distinta área.
   • Comunicación cruzada: Se da entre personas de distinto nivel jerárquico y distinta área.

Canales de Comunicación

Un canal es el medio a través del cual se transmite el mensaje. En una empresa pueden existir muchos tipos de canales. Entre los más importantes encontramos:

• Reuniones de trabajo
• Buzones de sugerencias
• Círculos de calidad
• Entrevistas periódicas
• Circulares
• Correos electrónicos
• Eventos sociales
• Comunicados internos
• Publicaciones internas y tablones de anuncios.

Algunos de ellos sirven para fomentar la participación de los trabajadores (como los círculos de calidad y buzones de sugerencias). Es interesante realizar reuniones periódicas de los directivos con los empleados para mejorar ciertos aspectos organizativos.

Barreras en la Comunicación

Existen múltiples barreras que generan “ruido” y, por tanto, distorsionan la comunicación en la empresa:

• Barreras culturales: Se producen cuando no se ha asimilado la cultura organizativa, lo que impide la integración en el proceso de comunicación.
• Barreras burocráticas: Un exceso de trámites administrativos ralentiza la comunicación, haciéndola menos fluida.
• Sobrecarga de información: Un exceso de información abruma y dificulta distinguir lo importante de lo secundario. Actualmente, esto es común en todas las empresas debido a Internet.
• Barreras personales: Son las más numerosas. Surgen de los hábitos y características de cada persona al emitir o recibir información.

Mecanismos de Coordinación y Departamentalización

Mecanismos de Coordinación

La organización del trabajo comprende el conjunto de mecanismos que permiten coordinar todos los medios a disposición de la empresa para que, con los mínimos costes y el mínimo esfuerzo, se obtengan los objetivos marcados.

• Adaptación mutua: En empresas pequeñas y con una estructura sencilla, la coordinación de las actividades puede realizarse de forma espontánea, sin reglas ni procedimientos, mediante la comunicación informal.
• Supervisión directa: Conforme la empresa adquiere mayor tamaño y complejidad, surge la necesidad de establecer otros mecanismos. La supervisión se utiliza cuando existen jefes de departamentos o grupos de trabajo que centralizan la comunicación y se encargan de transmitir los objetivos, normas y procedimientos de trabajo a sus subordinados.
• Normalización: En aquellas empresas muy jerarquizadas, la coordinación se realiza mediante la regulación de las actividades. Se establecen normas y procedimientos estándar que detallan las tareas a realizar, el orden, la forma de desarrollo y los criterios de evaluación de los resultados obtenidos.

Modelos de Agrupación (Departamentalización)

Otra tarea importante en la organización empresarial es la departamentalización, que consiste en agrupar los puestos de trabajo similares en unidades organizativas de orden superior, llamadas departamentos. Existen diversos criterios para realizar esta agrupación:

1. Agrupación por funciones: Consiste en agrupar puestos de trabajo con tareas o funciones similares en la misma unidad. Es el criterio más utilizado.
2. Agrupación por producto: Se agrupan los puestos que realizan tareas relacionadas con un mismo producto o línea de productos.
   • Ventaja: Las unidades organizativas son más autónomas.
   • Inconveniente: Mayor coste, ya que deben existir los mismos puestos para cada producto.
3. Agrupación por mercado o por cliente: Los puestos se agrupan en función de las necesidades del cliente o grupo de clientes. Se usa cuando existe una gran diferencia entre las necesidades de distintos tipos de clientes.
   • Ventaja: Se personaliza el servicio por cliente.
   • Inconveniente: Elevado coste al requerir personal especializado para los distintos tipos de clientes.
4. Agrupación por procesos: El trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción (Ejemplo: departamento de tinte y departamento de planchado en una fábrica de tejidos).
   • Ventaja: Se aprovecha la división del trabajo, lo que aumenta la productividad.
   • Inconveniente: Puede ser monótono para los trabajadores.
5. Agrupación por área geográfica: Se utiliza el área geográfica donde opera la empresa como criterio de agrupación. Es el más usado por compañías multinacionales.
   • Ventaja: Permite centrar los esfuerzos de venta y adaptarse a las necesidades de los clientes locales.
   • Inconveniente: Dificultad en la coordinación de las unidades desde la empresa matriz y elevado coste por duplicar funciones.
6. Agrupación mixta: Se utilizan diversos criterios de agrupación de forma sucesiva (primero un criterio, y a partir de este se aplica un segundo distinto). Las combinaciones son múltiples y variadas.

Diseño de la Estructura Organizativa: Modelos Clásicos

La estructura organizativa de una empresa es el conjunto de relaciones entre los elementos que la constituyen. Representa los puestos de trabajo, las responsabilidades que asumen los trabajadores, los distintos departamentos y la jerarquía.

1. Modelo Lineal o Jerárquico

Esta estructura está basada en el principio de unidad de mando: todos los empleados tienen un único superior inmediato del que dependen y del que reciben órdenes.

• Ventajas: Simplicidad, autoridad y tareas bien definidas, rapidez en la toma de decisiones.
• Inconvenientes: Falta de especialización de los directivos, excesiva concentración de la autoridad en los niveles superiores, lentitud en las comunicaciones verticales y falta de motivación del personal de niveles inferiores.

2. Modelo Funcional

Esta estructura se basa en la división del trabajo y la especialización de las personas en cada una de las funciones de la empresa para aprovechar la experiencia. Los departamentos se organizan por funciones, donde los puestos de trabajo se agrupan por habilidades, conocimientos y experiencias similares.

• Ventajas: La empresa dispone de especialistas en cada una de las funciones; las comunicaciones son directas, sin intermediarios.
• Inconvenientes: Los empleados reciben órdenes de varios jefes, lo que puede generar órdenes contradictorias y conflictos de convivencia.

3. Modelo Línea y Staff (Asesoramiento)

Esta estructura es una mezcla de las anteriores. Se basa en una estructura central jerárquica (línea), a la que se incluye el soporte por parte de los departamentos de asesoramiento especializados (staff), sin ningún tipo de autoridad directa, pero que ayudan y asesoran al resto de departamentos.

• Ventajas: Se dispone de especialistas que asesoran en cuestiones específicas; se mantiene la relación de autoridad (unidad de mando).
• Inconvenientes: Las decisiones son lentas al tener que consultar al personal de asesoramiento; pueden surgir conflictos entre los asesores especialistas y el resto de directivos; supone un aumento de los costes de la empresa.

4. Modelo Matricial

Esta estructura consiste en combinar la agrupación por producto con la agrupación por función. Existe, por tanto, una doble autoridad: cada persona tiene, por un lado, un jefe funcional (de la actividad que realiza) y, por otro lado, un jefe de producto o proyecto. Ambos directores deben coordinarse para que la empresa funcione correctamente.

• Ventaja: Es un modelo flexible que se adapta fácilmente.
• Inconvenientes: Requiere una alta coordinación entre los directivos; pueden surgir confusiones y conflictos entre los directivos funcionales y los de productos; la gestión se hace más compleja y costosa.

5. Modelo en Comité

Se basa en la cooperación de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad, es decir, se comparten las decisiones. Normalmente, la decisión la toman conjuntamente los jefes de las distintas áreas o departamentos, con la finalidad de obtener una visión global de todos los aspectos que pueden afectar a una decisión. Desaparece, por tanto, la jerarquía de mando única.

• Ventajas: Las decisiones se toman desde varios puntos de vista, lo cual ofrece diversas perspectivas; la participación es motivadora y la decisión se asume con mayor facilidad.
• Inconvenientes: Se tarda mucho en tomar decisiones; pueden existir conflictos de autoridad.