Tipos de Correspondencia en Empresas y Entidades

• Correspondencia de entrada: Es la que recibe la organización. Hay que recepcionarla, clasificarla, registrarla y distribuirla de un modo que garantice su puntual recepción y circulación interna.
• Correspondencia de salida: Es la que envía la empresa. Hay que recogerla de los diferentes servicios, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas requeridas.
• Correspondencia interna: Es la que circula dentro de la propia organización. Es distribuida dentro de los mismos servicios, departamentos o personas de la entidad.

Etapas del Tratamiento de Correspondencia de Entrada

• Recepción: Es el momento en el que se recibe la correspondencia y otros tipos de envíos postales. Verificar su estado e informar de posibles daños.
• Registro: La correspondencia y la paquetería se registran conforme a las normas internas de la empresa.
• Clasificación: Hay que clasificar el correo y la paquetería recibida de acuerdo con los criterios establecidos.
• Distribución: El correo y la paquetería se reparten a los destinatarios en tiempo y forma precisos.

Etapas del Tratamiento de Correspondencia de Salida

• Elaboración: La elaboración de la correspondencia incluye la redacción, firma y preparación de los anexos que puedan acompañarlas.
• Recogida: Se recoge la correspondencia que los diferentes departamentos de la empresa u organismos públicos quieren enviar.
• Registro: La correspondencia de salida, al igual que la de entrada, se registra de acuerdo con las normas internas de la organización.
• Envío: La correspondencia se envía al servicio de correos o a la agencia de mensajería para que la remita al destinatario.

Certificado Digital y Normas de Seguridad de la Correspondencia

• El certificado digital es la identificación digital de la persona, es decir, el medio electrónico de asegurar la identidad del usuario.
• Las normas de seguridad: La Ley Orgánica 16/1999 de Protección de Datos nos indica que debemos mantener en secreto la información recibida y que debemos destruir los documentos confidenciales cuando ya no sean necesarios.

El Archivo: Concepto, Razones y Objetivos

El archivo se refiere:

• Al conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades concretas.
• Al lugar donde se ordenan, clasifican y guardan los documentos de interés para una persona o institución.
• A la institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos de interés público o privado.

Razones del Archivo

• Se pueden recuperar documentos de vital importancia para la empresa.
• El archivo debe adaptarse en todo momento a la empresa y al servicio de todos sus departamentos.
• La empresa puede necesitar esta información para la toma de decisiones o los documentos pueden servir como elementos probatorios al defender un hecho ante un tercero.
• La ley obliga a conservar determinada documentación de la actividad empresarial.

Objetivos del Archivo

• Los documentos deben ser guardados y conservados correctamente.
• Cualquier archivo debe garantizar la fácil y rápida localización de todo documento guardado en él.
• Mediante la labor de archivo, la empresa puede controlar la información que entra y sale de la misma.

Tipos de Archivos Empresariales

• Archivos activos: Documentos usados frecuentemente, por lo que deben localizarse en un lugar accesible y cercano al puesto de trabajo para evitar pérdidas de tiempo innecesarias.
• Archivos semiactivos: Se guardan documentos de poca actividad que han sido retirados del archivo activo por haber realizado la operación relacionada con ellos.
• Archivos inactivos: Contienen documentos que rara vez son consultados, así como documentos sin utilidad en el día a día de la empresa, con valor tan solo legal.

Clasificación de Documentos: Requisitos y Sistemas

Requisitos de un Sistema de Clasificación

• Debe ser fácil de comprender para que cualquier persona que no esté familiarizada con el sistema pueda encontrar información sin problemas.
• Debe ser sencillo de aplicar, reduciendo la posibilidad de una mala interpretación.
• No debe ser ambiguo. Un sistema de clasificación siempre debe tener respuesta a una posible clasificación y ordenación de documentos.
• Ha de permitir futuras ampliaciones derivadas de la entrada de documentos nuevos. Tiene que posibilitar la localización rápida y eficiente de documentos.

Sistemas de Clasificación

Sistema Alfabético

Clasifica los documentos según el orden establecido por el alfabeto. Cada documento tiene una palabra clave que le sirve como referencia, sobre la cual se establece la ordenación de modo descendente o ascendente.

Ventajas

• Está muy extendido porque es muy sencilla de aplicar.
• Al basarse en el alfabeto, permite una localización rápida y sencilla de la documentación.

Inconvenientes

• Este método proviene de la dificultad que pueda surgir al localizar algunos documentos porque tengan una palabra clave poco representativa.

Sistema Numérico

Ordena los documentos según un número natural determinado y siguiendo un orden ascendente o descendente.

Ventajas

• Se evitan duplicidades.
• Se puede archivar sin ningún tipo de problemas un número ilimitado de documentos.
• Si un documento se extravía, es fácil localizar su falta.

Inconvenientes

• El sistema de ordenación numérica dificulta intercalar documentos.
• En algunos casos, obliga a crear listados auxiliares sobre los cuales basar la localización de los mismos.

Sistema Cronológico

Sistema de clasificación de documentos que ordena y archiva en función de una determinada fecha. Puede ser la fecha relacionada con ellos.

Ventajas

• Su sencillez y rapidez en la colocación de documentos.

Inconvenientes

• Casos en que las fechas no sean un dato determinante para la localización de datos.
• Se hace necesario establecer un índice auxiliar.

Sistema Geográfico

Permite ordenar la documentación en función de un lugar o una dirección, que puede ser el domicilio de la empresa o persona emisora o receptora del documento, el lugar desde el que fue recibido, o bien donde se recibe la mercancía.

Ventajas

• Su flexibilidad, ya que permite intercalar subdivisiones.

Inconvenientes

• No es recomendable para archivos con mucha documentación.

Sistema Temático

Clasificación de archivos por materias. Agrupa los documentos por temas o asuntos. Necesita otro sistema de ordenación posterior para los documentos contenidos en cada uno de los grupos.

Ventajas

• Su rapidez.
• Su flexibilidad para intercalar documentos.

Inconvenientes

• Hay que destacar que un documento puede tratar dos o más temas preestablecidos por la clasificación.