Estructura Organizacional: Conceptos Fundamentales

La estructura organizacional es la forma en que las tareas de los puestos se dividen, agrupan y coordinan formalmente.

Elementos Clave de la Estructura Organizacional

• Especialización del Trabajo

  Describe el grado hasta el cual se han subdividido las tareas en puestos separados dentro de la organización.

• Departamentalización

  Base de acuerdo con la cual se agrupan los puestos.

  • Por Función

    Implica la agrupación de unidades organizacionales basada en la especificación de las actividades acordes a funciones administrativas.

  • Por Producto

    Abarca la diferenciación y agrupamiento de actividades de acuerdo con los diferentes productos, líneas de productos o servicios que ofrece la empresa.

  • Geográfica

    Se refiere a la diferenciación y agrupamiento de las actividades en relación con la localización en la que el trabajo será desempeñado.

  • Por Procesos

    Se aplica comúnmente en empresas manufactureras donde las actividades se agrupan respecto a un proceso.

  • Por Clientes

    Agrupamiento de actividades de acuerdo con el tipo de personas para quienes el trabajo es ejecutado.

  • Por Proyecto

    Se diseña con base en los proyectos que la empresa desarrolla, es muy típica en las empresas de consultoría.

  • Por Tiempo

    Tiene que ver con los turnos de trabajo en una fábrica y existe la necesidad de establecer turnos rotativos.

• Cadena de Mando

  Línea de autoridad que se extiende desde la parte superior de la organización hasta el nivel más bajo y que define quién reporta a quién.

  • Autoridad

    Derechos inherentes a una posición de jefe para dar órdenes y esperar que dichas órdenes sean obedecidas.

  • Unidad de Mando

    Un subordinado debe tener un solo jefe ante el cual es responsable.

  • Tramo de Control

    Número de subordinados que un gerente o administrador puede dirigir eficaz y eficientemente.

• Centralización y Descentralización

  • Centralización

    La facultad de tomar decisiones no se delega de manera uniforme a los diferentes puestos conforme desciende en la escala jerárquica.

    • La autoridad no se delega de manera integral en paquetes de todo o nada.

    • Por muy formal que sea la delegación de autoridad, sus límites están sujetos a la interpretación personal.

  • Descentralización

    Es el grado en que la autoridad y la responsabilidad se delegan de los niveles superiores a los niveles inferiores de la empresa. Mientras más grande es la empresa, más complejo se vuelve su funcionamiento.

• Formalización

  Grado en que los puestos de la organización se hallan estandarizados. Si un puesto es formalizado, se espera que los empleados manejen siempre el mismo insumo de la misma forma, dando por resultado una producción consistente y uniforme. Cuando la formalización es baja, el comportamiento en el puesto no está programado.

Herramientas de Representación y Gestión Organizacional

Tipos de Organigramas

• Organigramas Circulares

  Formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad máxima en la empresa. Alrededor se trazan círculos concéntricos, cada uno constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos y se une con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

• Organigramas Horizontales

  Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, solo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles hacia la derecha.

• Organigramas Verticales

  Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.

Manuales Organizacionales

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son un instrumento de comunicación. Es un cuerpo sistémico que describe las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

Partes de un Manual

• Cuerpo principal: Funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc., dependiendo del tipo de manual que se trate.

• Contenido: Donde se enuncian las partes del manual.

• Índice: Donde se indica el número de página en que se localiza cada título y subtítulo. Es un índice numérico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual.

• Introducción: En la que se explicará el propósito del manual y se incluirán aquellos comentarios que sirvan para introducir al lector y clarificar contenidos en los capítulos siguientes.

• Instrucciones para el uso del manual: Explicará de qué manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien en qué forma se actualizarán las piezas del manual dada la necesidad de revisiones y reemplazos de medidas que pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir.

Contenido y Estructura de un Manual de Procedimientos

Contenido, objetivos, responsabilidad, alcance de los procedimientos, instrucciones, normas de procedimientos, glosario, índice temático, índice de referencias cruzadas, verificación y asesoramiento, indicación de fechas, número de páginas, formato, armado.

Comunicación Organizacional: Estrategias y Eficacia

La comunicación organizacional es la disciplina centrada en el análisis, diagnóstico, organización y perfeccionamiento de las variables que conforman los procesos comunicativos.

“Conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y entre estas y su medio.”

Herramientas de Comunicación Organizacional

• Comunicación interna
• Comunicación externa
• Relaciones públicas
• Publicidad
• Publicidad institucional

Comunicación Interna

Es una herramienta de gestión que establece un sistema orgánico de comunicación entre los integrantes del personal de la empresa.

Tipos de Comunicación Interna

• Operativa
• Informativa

Evolución del Proceso de Comunicación Interna

• Descendente/Ascendente: Pocos controlan las informaciones.
• Multidireccional: Todos comparten la información, enriquece la comunicación y se transforma en un factor de cambio de la organización.

Condiciones para una Comunicación Interna Eficaz

• Sencilla
• Comprensible
• Pertinente
• Creíble
• Periódica

Medios y Soportes de la Comunicación Interna

• Boletines
• Buzones de correspondencia
• Carteleras
• Revista interna
• Reuniones
• Eventos internos
• Correo electrónico

Comunicación Externa

Comunicación de Marketing y sus Herramientas

• Publicidad
• Técnicas promocionales
• Patrocinio
• Técnicas de respuesta directa (internet)

Comunicación Institucional y sus Herramientas

• Publicidad institucional
• Prensa institucional
• Mecenazgo
• Eventos especiales

Estilos de Escucha y Comunicación Efectiva

Estilos de Escucha

• Orientado a Resultados

  Se caracteriza por desear conocer primero los resultados o puntos centrales de la conversación, para luego hacer preguntas al respecto. No aprecia los detalles, solo pretende conocer los asuntos relevantes del mensaje.

• Escucha con un Estilo Racional

  Gusta de conocer primero las razones y argumentos sobre los que se apoyan las afirmaciones que se le dicen, antes de aceptar estas últimas.

• Orientado a los Procesos

  Se enfoca en discutir los asuntos con mucho detalle, pero antes de hacerlo desea contar con toda la información disponible y saber por qué el asunto a tratar es importante.

Características de una Comunicación Eficaz

• Clara

  Los mensajes que se transmiten serán comprensibles y accesibles a los diferentes grados de instrucción y madurez de las personas a quienes van dirigidos.

• Precisa

  Es necesario que la información transmitida sea completa y exacta, sin lagunas que hagan difícil su comprensión.

• Objetiva

  La información debe ser verdadera, imparcial y correcta.

• Oportuna

  El mensaje ha de llegar a los receptores en el momento útil y necesario.

• Relevante

  La comunicación debe provocar en quien recibe el mensaje una reacción positiva.

• Difundida

  La información debe estar disponible y llegar a todos los interesados.