Conceptos Fundamentales de Contabilidad

La Cuenta Contable: Definición y Estructura

La cuenta es el elemento fundamental para registrar las operaciones en los libros de contabilidad. En una cuenta se agrupan todos aquellos valores que presentan características homogéneas o semejantes.

Partes de una Cuenta

• El nombre: ubicada en la parte superior.
• El debe: ubicado en la parte izquierda.
• El haber: ubicado a la derecha.
• El saldo: ubicado en la parte inferior, del lado que tiene la cantidad mayor.

Reglas de Débito y Crédito

Cuando se anota en el DEBE, se denomina DÉBITO (o DEBITAR). Cuando se anota en el HABER, se denomina CRÉDITO (o ACREDITAR).

Las reglas generales de registro son:

• DEBE:
  • Aumenta el Activo (+)
  • Disminuye el Pasivo (-)
  • Disminuye el Patrimonio Neto (-)
  • Aumentan las Pérdidas (+)
  • Disminuyen las Ganancias (-)
• HABER:
  • Disminuye el Activo (-)
  • Aumenta el Pasivo (+)
  • Aumenta el Patrimonio Neto (+)
  • Disminuyen las Pérdidas (-)
  • Aumentan las Ganancias (+)

Clasificación de las Cuentas

Las cuentas se clasifican en:

• Patrimoniales: Representan el activo, pasivo y patrimonio neto.
• De Resultado: Representan las pérdidas (resultado negativo) y ganancias (resultado positivo).
• Regularizadoras: Ajustan el valor de otras cuentas (ej. Amortizaciones Acumuladas).
• De Movimiento: Cuentas transitorias que se saldan al final del ejercicio.

Cuentas Patrimoniales

• ACTIVO: Nacen con un débito, se debitan cuando aumentan, se acreditan cuando disminuyen. Su saldo es deudor o saldada.
• PASIVO: Nacen con un crédito, se acreditan cuando aumentan, se debitan cuando disminuyen. Su saldo es acreedor o saldada.

Cuentas de Resultado

• NEGATIVAS (Pérdidas): Se debitan cuando disminuye el patrimonio neto para registrar una pérdida; se acreditan cuando su saldo se refunde al finalizar el ejercicio económico. Su saldo es deudor o saldada.
• POSITIVAS (Ganancias): Se acreditan cuando aumenta el patrimonio neto para registrar una ganancia; se debitan cuando su saldo se refunde al finalizar el ejercicio económico. Su saldo es acreedor o saldada.

Detalle de Cuentas Contables Específicas

A continuación, se presenta un detalle de diversas cuentas contables, indicando su clasificación, cuándo se debitan, cuándo se acreditan, su saldo habitual y qué representan.

Cuentas Patrimoniales del Activo

Caja

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: El dinero en efectivo.
Se debita: Cuando ingresa dinero en efectivo.
Se acredita: Cuando egresa dinero en efectivo.
Saldo: Deudor. Representa el dinero existente en caja.

Banco X Cuenta Corriente

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Dinero y otros valores que depositamos en nuestra cuenta corriente, cuyo retiro se efectúa mediante la emisión de cheques de nuestra firma.
Se debita: Cuando depositamos dinero, cheques y otros valores.
Se acredita: Cuando entregamos cheques, o el banco nos cobra comisión (gasto).
Saldo: Deudor. Representa el dinero depositado en el banco a nuestro favor.

Valores a Depositar

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Los cheques recibidos de terceros.
Se debita: Cuando recibimos cheques de terceros.
Se acredita: Cuando depositamos, cobramos o endosamos dichos cheques.
Saldo: Deudor. Representa el importe de cheques recibidos y aún no efectivizados.

Deudores por Ventas

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: A las personas que nos deben de palabra dinero u otros valores por la venta de mercaderías.
Se debita: Cuando nos deben dinero por la venta en cuenta corriente.
Se acredita: Cuando nuestros clientes nos pagan o nos renuevan las deudas con un documento.
Saldo: Deudor. Representa el importe a cobrar en cuenta corriente por ventas.

Deudores Varios

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: A las personas que nos deben de palabra dinero u otros valores por motivos ajenos a la venta de mercadería, como por ejemplo, préstamos efectuados.
Se debita: Cuando nos deben dinero de cuenta corriente.
Se acredita: Cuando nos pagan o nos renuevan la deuda con un documento.
Saldo: Deudor. Representa el importe a cobrar en cuenta corriente.

Documentos a Cobrar

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Documentos a nuestro favor que aún no han vencido.
Se debita: Cuando recibimos documentos de terceros o similares.
Se acredita: Cuando llega el vencimiento, nos abonan el documento o es renovado por otro.
Saldo: Deudor. Representa el importe de documentos a cobrar que tiene la empresa.

Cheques Diferidos a Cobrar

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Cheques recibidos de terceros con fecha de cobro diferida.
Se debita: Cuando recibimos cheques de terceros a cobrar.
Se acredita: Cuando cobramos o endosamos dichos cheques.
Saldo: Deudor. Representa el importe de cheques diferidos recibidos y aún no cobrados/efectivizados.

Mercaderías

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Los bienes destinados a la venta.
Se debita: Cuando compramos mercadería.
Se acredita: Cuando damos de baja las mercaderías por ventas, faltantes, mermas o destrucción, por su valor de costo.
Saldo: Deudor. Representa el valor en dinero de las mercaderías en existencia.

Cupones de Tarjetas a Depositar

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Cupones de tarjetas de crédito en nuestro poder que no se cobraron hasta la fecha.
Se debita: Cuando vendemos y nuestros clientes nos pagan con tarjeta de crédito.
Se acredita: Cuando depositamos los cupones para su cobro o recibimos información bancaria que acredita el importe de la liquidación en nuestra cuenta corriente o caja de ahorro.
Saldo: Deudor. Representa el importe de los cupones pendientes de cobro.

Inmuebles

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Las propiedades (casas, locales, terrenos, etc.) que poseemos.
Se debita: Cuando compramos un bien (por su precio de costo).
Se acredita: Cuando lo vendemos o se destruye, dándolo de baja por su precio de costo.
Saldo: Deudor. Representa el valor de los inmuebles que posee el comerciante o empresa.

Equipos

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Los bienes que poseemos para desarrollar las actividades del negocio.
Se debita: Cuando compramos dichos bienes por su valor de costo.
Se acredita: Por su valor de costo cuando dichos bienes dejan de pertenecer a nuestro patrimonio por venta, destrucción, etc.
Saldo: Deudor. Representa el valor de los equipos que poseemos.

Rodados

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Los automotores, camiones, vehículos que pertenecen a nuestro negocio o empresa, los cuales utilizaremos en la actividad comercial.
Se debita: Cuando compramos dichos bienes por el valor de costo.
Se acredita: Cuando los vendemos o por destrucción, por su valor de costo.
Saldo: Deudor. Representa el valor de los rodados que poseemos.

Muebles y Útiles

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Bienes como escritorios, sillas, etc.
Se debita: Cuando compramos dichos bienes por su valor de compra.
Se acredita: Cuando los vendemos o damos de baja por su valor de costo.
Saldo: Deudor. Representa el valor de los muebles y útiles en existencia.

Instalaciones

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Bienes adosados al inmueble y que utilizamos para poder desarrollar nuestra actividad (estanterías, toldos, cartel luminoso, aire acondicionado).
Se debita: Cuando compramos dichos bienes por su valor de compra.
Se acredita: Cuando los vendemos o damos de baja por su valor de costo.
Saldo: Deudor. Representa el valor de las instalaciones en existencia.

Maquinarias

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Las máquinas que se utilizan para fabricar o producir otros bienes.
Se debita: Cuando se adquieren dichos bienes por su valor de costo.
Se acredita: Por su valor de costo cuando dejan de pertenecer a nuestro patrimonio por su venta.
Saldo: Deudor. Representa el valor de las máquinas que poseemos.

Materias Primas

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Materiales utilizados en la producción.
Se debita: Por las compras realizadas.
Se acredita: Por el monto que se utilizan para elaborar el producto.
Saldo: Deudor. Representa el valor de las materias primas en existencia.

Herramientas

Clasificación: Patrimonial del Activo.
Representa: Los bienes que son propiedad de la empresa y colaboran en la actividad de la producción y el desarrollo de la actividad comercial.
Se debita: Cuando se adquieren dichos bienes por su valor de costo.
Se acredita: Por su valor de costo cuando dejan de pertenecer a nuestro patrimonio por venta, destrucción o desuso.
Saldo: Deudor. Representa el valor de las herramientas que poseemos.

Cuentas Patrimoniales del Pasivo

Documentos a Pagar

Clasificación: Patrimonial del Pasivo.
Representa: Documentos de nuestra firma entregados a terceros y que debemos pagar cuando llegue la fecha de vencimiento.
Se acredita: Cuando firmamos pagarés y los entregamos en parte de pago.
Se debita: Cuando pagamos esos documentos o los renovamos por otro.
Saldo: Acreedor. Representa el importe de los pagarés que debemos abonar.

Proveedores

Clasificación: Patrimonial del Pasivo.
Representa: A las personas a quienes debemos dinero de palabra porque les hemos comprado mercaderías.
Se acredita: Cuando compramos mercaderías.
Se debita: Cuando pagamos lo adeudado o documentamos la deuda firmando un pagaré.
Saldo: Acreedor. Representa la deuda en cuenta corriente por adquirir mercaderías.

Acreedores Varios

Clasificación: Patrimonial del Pasivo.
Representa: A las personas a quienes debemos dinero de palabra por motivos ajenos a la compra de mercadería.
Se acredita: Cuando quedamos debiendo en cuenta corriente.
Se debita: Cuando pagamos lo adeudado o documentamos la deuda firmando un pagaré.
Saldo: Acreedor. Representa la deuda en cuenta corriente por motivos ajenos a la compra de las mercaderías.

Valores Diferidos a Pagar

Clasificación: Patrimonial del Pasivo.
Representa: Cheques emitidos por nosotros (es decir, de propia firma) entregados a terceros con fecha de pago diferido, y que debemos tener el dinero depositado en nuestra cuenta corriente bancaria cuando llegue su vencimiento.
Se acredita: Cuando firmamos y entregamos un cheque diferido.
Se debita: Cuando el banco nos informa que el cheque se pagó o recibimos el extracto bancario y se debita el importe.
Saldo: Acreedor. Representa los cheques diferidos emitidos de propia firma que no vencieron.

Cuentas del Patrimonio Neto

Capital

Clasificación: Cuenta del Patrimonio Neto.
Representa: La diferencia entre el activo y el pasivo.
Se acredita: Por el importe de los aportes de activo menos las deudas contraídas, y también cuando se decide aumentar el capital mediante nuevos aportes de bienes o con la ganancia del ejercicio anterior.
Se debita: Por las disminuciones que sufre el capital debido al retiro de bienes o las pérdidas sufridas.
Saldo: Acreedor. Representa el patrimonio del comerciante al iniciar el ejercicio económico. Muy rara vez podrá llegar a tener saldo deudor, lo que indica una mala situación patrimonial (se observa cuando el pasivo supera el activo, es decir, cuando se debe más de lo que se tiene o se debe).

Cuentas de Resultado Positivo (Ganancias)

Ventas

Clasificación: De Resultado Positivo.
Representa: El importe de las mercaderías que vendemos.
Se acredita: Por las ventas efectuadas.
Se debita: Cuando nos devuelven mercadería que hemos vendido y cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Acreedor. Representa el importe de las ventas realizadas durante el ejercicio.

Intereses Ganados

Clasificación: De Resultado Positivo.
Representa: El recargo que les cobramos a nuestros deudores por los créditos otorgados a plazo.
Se acredita: Cuando cobramos el interés.
Se debita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Acreedor. Representa las ganancias por intereses a nuestro favor.

Bonificaciones Obtenidas

Clasificación: De Resultado Positivo.
Representa: La rebaja en el precio de las mercaderías o bienes que nos hacen nuestros acreedores o proveedores.
Se acredita: Cuando nos otorgan la bonificación.
Se debita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Acreedor. Representa la ganancia obtenida por la bonificación que nos otorgaron.

Descuentos Obtenidos

Clasificación: De Resultado Positivo.
Representa: La rebaja en los precios de las mercaderías o bienes que nos hacen nuestros acreedores o proveedores en operaciones al contado.
Se acredita: Cuando nos otorgan el descuento.
Se debita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Acreedor. Representa la ganancia obtenida por el descuento obtenido.

Alquileres Ganados

Clasificación: De Resultado Positivo.
Representa: El importe que cobramos a terceros por usar propiedades de nuestro patrimonio.
Se acredita: Cuando se cobra el alquiler.
Se debita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Acreedor. Representa la ganancia obtenida por alquileres a nuestro favor.

Comisiones Ganadas

Clasificación: De Resultado Positivo.
Representa: La retribución que corresponde por servicios prestados en operaciones de compra-venta a una persona o empresa.
Se acredita: Cuando se cobra la comisión.
Se debita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Acreedor. Representa la ganancia obtenida por la comisión a nuestro favor.

Fletes Cobrados

Clasificación: De Resultado Positivo.
Representa: Ingresos por el transporte de mercaderías o bienes a nuestros clientes.
Se acredita: Cuando se cobra el flete.
Se debita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Acreedor. Representa la ganancia obtenida por el cobro de los fletes.

Cuentas de Resultado Negativo (Pérdidas)

Costo de Mercaderías Vendidas

Clasificación: De Resultado Negativo.
Representa: El precio que le costó al comerciante la mercadería que compró o fabricó y luego vendió.
Se debita: Por el precio de costo de las mercaderías que se vendieron.
Se acredita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Deudor. Representa la pérdida sufrida por el costo de las mercaderías que se vendieron.

Gastos Generales

Clasificación: De Resultado Negativo.
Representa: Gastos diversos y cuya realización no es frecuente.
Se debita: Cuando se producen dichos gastos.
Se acredita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Deudor. Representa la pérdida sufrida por los gastos pagados.

Impuestos

Clasificación: De Resultado Negativo.
Representa: La pérdida de dinero a favor del estado, gravámenes que le corresponden pagar al comerciante o empresa.
Se debita: Cuando se pagan impuestos.
Se acredita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Deudor. Representa la pérdida sufrida por los impuestos pagados.

Alquileres Perdidos

Clasificación: De Resultado Negativo.
Representa: Gastos por el uso de inmuebles que no son de nuestra propiedad.
Se debita: Cuando se paga el alquiler.
Se acredita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Deudor. Representa la pérdida sufrida por los alquileres pagados.

Intereses Pagados o Perdidos

Clasificación: De Resultado Negativo.
Representa: El recargo que nos cobran nuestros proveedores o acreedores por las deudas contraídas a plazo.
Se debita: Cuando pagamos el interés.
Se acredita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Deudor. Representa la pérdida sufrida por los intereses pagados.

Sueldos y Jornales

Clasificación: De Resultado Negativo.
Representa: Los haberes abonados a los empleados y operarios por su trabajo.
Se debita: Cuando se pagan los sueldos.
Se acredita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Deudor. Representa la pérdida sufrida por los sueldos y jornales pagados.

Fletes Pagados

Clasificación: De Resultado Negativo.
Representa: El importe que abonamos por el transporte, carga y descarga de mercaderías o bienes a una empresa de transporte.
Se debita: Cuando se paga el flete.
Se acredita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Deudor. Representa la pérdida sufrida por los fletes pagados.

Comisiones Perdidas

Clasificación: De Resultado Negativo.
Representa: La retribución a vendedores o comisionistas por tareas que hemos encargado.
Se debita: Cuando se paga la comisión.
Se acredita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Deudor. Representa la pérdida sufrida por las comisiones pagadas.

Servicios Pagados

Clasificación: De Resultado Negativo.
Representa: Los importes que se pagan por la utilización de los servicios como luz, gas, teléfono, internet.
Se debita: Cuando se pagan los servicios.
Se acredita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Deudor. Representa la pérdida sufrida por el pago de los servicios.

Papelería y Útiles de Oficina

Clasificación: De Resultado Negativo.
Representa: La pérdida de dinero ocasionada por la compra de librería cuya vida útil se consume con el uso.
Se debita: Cuando se compran dichos elementos.
Se acredita: Cuando su saldo se refunde en la cuenta de Pérdidas y Ganancias al finalizar el ejercicio.
Saldo: Deudor. Representa la pérdida sufrida por la adquisición de artículos de librería y oficina.