Funciones Esenciales de la Dirección Empresarial

La administración, representada por los gerentes de la empresa, ejecuta las funciones administrativas que se clasifican en cuatro grupos principales: la función de planificación, la de organización, la de gestión o dirección y la de control de las actividades de los miembros de la empresa, con el propósito de alcanzar los fines establecidos.

Este proceso se compone de dos fases:

• Fase Mecánica: Es la parte teórica de la administración, donde se establece lo que debe hacerse. Incluye dos funciones clave:
  • Planificación: Se plantea qué se va a hacer.
  • Organización: Se analiza cómo se va a hacer.
• Fase Dinámica: Se refiere a cómo poner en práctica todo lo que se ha planeado. Se divide en:
  • Gestión o Dirección: Consiste en determinar con qué y de qué manera se va a realizar.
  • Control: Se determina cómo se ha realizado.

La Función de Planificación

La función de planificación consiste en fijar objetivos, marcar estrategias para conseguirlos y establecer criterios de decisión, con la intención de lograr los fines de la empresa. Para llevar a cabo una buena planificación, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Analizar la situación de partida: Estudiar la situación actual de la empresa y su entorno.
2. Marcar el objetivo y definir diversas alternativas.
3. Analizar los puntos fuertes y débiles de cada alternativa y escoger la que mejor se adapte a las necesidades.
4. Controlar y determinar las desviaciones.

Para establecer los objetivos, es crucial tener en cuenta tres aspectos:

• Los objetivos deben ser realistas.
• Se deben establecer prioridades entre los diferentes objetivos y subobjetivos.
• Valorar el coste de oportunidad que supone una elección frente a la mejor alternativa.

La Función de Organización

Se define organización como la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Además, la organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre las áreas de funcionamiento de la empresa.

Para diseñar un buen sistema de organización, se deben considerar los siguientes aspectos:

• Determinar quién controla y ejecuta las tareas.
• Las funciones o los objetivos destinados a cada nivel deben ser claros y concretos.
• Cada persona debe saber qué tiene que hacer y a quién tiene que obedecer.
• Se deben abrir vías de comunicación en todos los sentidos.

Tipos de Comunicación en la Organización

Otro aspecto fundamental para que la organización de la empresa funcione con total garantía es la comunicación. Existen varios tipos de comunicación:

• Comunicación Vertical:
  • Ascendente: Se origina en los empleados y finaliza en los directivos.
  • Descendente: Se origina en los directivos y finaliza en los trabajadores.
• Comunicación Horizontal: Es la que se origina entre personas que están en el mismo nivel jerárquico.

La Función de Gestión o Dirección

La función de gestión o dirección consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para lograr los objetivos marcados. Para gestionar o dirigir la empresa, existen varios niveles de dirección, cada uno responsable de tareas distintas:

• Alta Dirección: Ubicada en lo alto de la pirámide, donde se encuentran los altos cargos de la empresa. Planifican a largo plazo.
• Directivos de Nivel Intermedio: Se encargan directamente de la ejecución y control de la planificación general y realizan planes más concretos.
• Nivel de Gestión (o Nivel Más Bajo): Aquí se encuentran los directivos que tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes y son quienes asignan las tareas a los trabajadores.

En el nivel de gestión, el directivo tiene las siguientes funciones:

• Elegir las tareas que se han de realizar.
• Transmitir dichas tareas a los trabajadores a su cargo.
• Dar instrucciones a los trabajadores para que realicen tareas con métodos y procedimientos correctos.
• Crear situaciones de trabajo favorables para motivar a los trabajadores.

La Función de Control

Por último, la función de control consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en los objetivos generales (niveles más altos de la organización, alta dirección) como en los subobjetivos más concretos (niveles más bajos, niveles de gestión).

Para llevar a cabo una buena función de control, debemos recopilar todo aquello que habíamos planificado, organizado y gestionado; es decir, aquellos objetivos con los estándares que nos habíamos marcado y comprobar que en cada una de las actividades realizadas se hayan cumplido.

En caso negativo, habría que analizar los motivos y corregir las desviaciones. Los motivos pueden ser dos:

• No se han ejecutado los planes como se había previsto.
• Los planes no eran los adecuados y se habían marcado objetivos que no se podían conseguir.

Técnicas de Control

Existen diferentes técnicas de control:

• Auditoría: Verifica la planificación tanto en relación con la contabilidad como con la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa, haciendo recomendaciones para mejorarla.
• Control del Presupuesto: Trata de controlar que la relación numérica de la planificación se cumpla.
• Estadística: Permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar pronósticos.

Estilos de Dirección: Teorías X, Y y Z

Teoría X: El Enfoque Tradicional

La Teoría X, influenciada por el modelo de Taylor, presupone que el trabajador es pesimista, rígido y evitará el trabajo si es posible. El directivo que adopta esta teoría piensa que, por término medio, los trabajadores buscan la seguridad, prefieren evitar responsabilidades y necesitan ser dirigidos. Considera que para alcanzar los objetivos de la empresa, debe presionar, controlar, dirigir, amenazar con castigos y recompensar económicamente. También se considera necesario contar con una estructura jerárquica en la que cada nivel tenga un supervisor que esté al pendiente de los subordinados.

Según Kumi Mark, si las metas de la organización se basan en la Teoría X, para que los trabajadores cooperen, se tendrán que usar ciertas amenazas; el ambiente laboral es altamente supervisado, carente de confianza y punitivo.

En la Teoría X, la persona al mando tiende a creer que todo siempre es culpa de alguien, que todos los empleados solo piensan en sí mismos y no como parte de un todo dentro de la organización. Normalmente, la persona al mando siente que el único propósito del trabajador es la obtención de dinero sin comprometerse con la empresa.

Teoría Y: El Enfoque Humanista

La Teoría Y considera al trabajador como el elemento más importante de la empresa. A los trabajadores se les considera personas optimistas, dinámicas y flexibles, que disfrutan su trabajo físico y mental como algo placentero. Los trabajadores también poseen la habilidad para resolver cualquier tipo de problema que se presente; este talento se desaprovecha debido a las restricciones que se imponen en algunas empresas.

El directivo que adopta la Teoría Y piensa que, por término medio, los trabajadores:

• Deben equilibrar el esfuerzo con el descanso.
• Ejercen autodirección y autocontrol al servicio de objetivos con los que se sienten comprometidos.
• El grado de compromiso con los objetivos es proporcional a la magnitud de las recompensas asociadas con sus logros.
• Aprenden a aceptar y a buscar responsabilidades.
• Poseen una elevada capacidad de imaginación y creatividad en la solución de problemas.
• En las condiciones de la vida industrial moderna, solo se utiliza de forma parcial el potencial de los seres humanos.

Y considera que, para alcanzar los objetivos, es fundamental:

• Considerar al individuo maduro y responsable.
• Que el trabajador ejercerá un estilo de dirección participativo, basado en la autodirección y el autocontrol.

La Teoría Y se basa en la creencia de que la persona al mando, al proporcionar las condiciones apropiadas para trabajar, fomenta la motivación. También creen que la satisfacción que produce realizar bien un trabajo es un factor de motivación intrínseco.

Comparativa entre Teoría X y Teoría Y

Douglas McGregor identificó la Teoría X y la Teoría Y como enfoques diferentes, basándose en las características antes mencionadas:

• La Teoría X asume que a los individuos no les gusta su profesión y que se requiere una supervisión constante de las acciones realizadas por los trabajadores.
• En la Teoría Y se asume que a los individuos les gusta su profesión y están dispuestos a asumir ciertas responsabilidades; no necesitan supervisión y se espera que se conviertan en una fuerza productiva laboral valiosa.

Teoría Z: El Modelo Japonés

La Teoría Z es el nombre dado también a la llamada “Escuela Japonesa”, la cual asume que el trabajo es natural y debe ser una fuente de satisfacción, incentivando las necesidades psicológicas del ser humano. La Teoría Z se enfoca en incrementar la apropiación y el apego del empleado por la compañía, por medio de un trabajo de por vida.

De acuerdo con el Dr. William Ouchi, la administración de la Teoría Z tiende a promover los empleos fijos, la alta productividad y una alta satisfacción y moral en los empleados. Los valores que más se destacan en la Teoría Z son:

• Confianza en la gente: Se entiende que las personas se comportarán correctamente, por lo que se promueve la confianza en el personal. Por esto, los controles no son tan exigentes y se fomenta el autocontrol entre los trabajadores.
• Relaciones sociales estrechas: La relación empleado-jefe debe abarcar a toda la persona y no restringirse a una mera relación funcional. La relación debe ser íntima.
• Atención puesta en las sutilezas de las relaciones humanas: El trato de los jefes con los empleados debe adecuarse a cada empleado en particular. Todas las personas se diferencian entre sí y, por lo tanto, cada individuo necesita un trato específico.

Las compañías tipo Z, al igual que las japonesas, optan por ofrecer empleos a largo plazo. Por este motivo, las empresas desean retener a sus empleados después de realizar una inversión significativa en programas de capacitación para familiarizar a los trabajadores con las condiciones que se instauran dentro de la organización. En cuanto al comportamiento del personal en este tipo de organizaciones, están plenamente motivados.

La preocupación por los recursos humanos se manifiesta en tres estrategias interrelacionadas entre sí:

• Empleo a largo plazo: Hacer sentir a los empleados que la organización está comprometida con ellos.
• Filosofía organizacional única: Cada empresa japonesa tiene su propia filosofía específica, con una imagen clara de sus objetivos y valores.
• Socialización intensiva: Se da mucho énfasis a la integración de nuevos empleados para que se ajusten de la forma más óptima a la organización y así asegurar que este ajuste sea mantenido y mejorado a lo largo de la vida laboral del empleado.